Kho hàng được xem là mắt xích quan trọng trong việc quản lý chuỗi cung ứng, ảnh hưởng trực tiếp đến các hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp. Vậy phải quản lý và lưu trữ hàng hóa trong kho như thế nào cho hiệu quả, hãy cùng tìm hiểu những nguyên tắc qua bài này nhé.
1. Tổng quát về kho hàng
Kho hàng (warehouse) là một loại hình cơ bản trong nhóm ngành thuộc logistics. Có nhiều định nghĩa về “kho hàng” với nhiều chú giải mang tính học thuật với những logic phức tạp. Để đơn giản hơn, bạn có thể hiểu “kho hàng là gì?” với định nghĩa sau:
“Kho hàng là một không gian trống được dùng để bảo quản, lưu trữ các loại hàng hóa khác nhau để phục vụ cho các mục đích sản xuất, kinh doanh”.
Kho hàng có nhiều mô hình khác nhau với nhiều khả năng lưu trữ, tùy thuộc vào đặc điểm hàng hóa mà chủ đầu tư sẽ lựa chọn ra hình thức kho phù hợp.
Một vài hình thức kho phổ biến hiện nay:
- Kho phân loại theo đặc thù hàng hóa: kho sản phẩm, kho linh kiện, kho vật liệu đóng gói,…
- Kho phân loại theo chuỗi phân phối hàng hóa: kho phân phối, kho hàng trung chuyển, kho công nghiệp, kho vật tư,…
2. 4 nguyên tắc quản lý và lưu trữ hàng hóa trong kho
Để quản lý và lưu trữ hàng hóa hiệu quả, phát huy được hết công dụng, doanh ngiệp cần tuân thủ theo những nguyên tắc bất di bất dịch như sau:
Sắp xếp hàng hóa khoa học
Nguyên tắc đầu tiên chính là phải sắp xếp hàng hóa trong kho thật khoa học, gọn gàng. Trước tiên doanh nghiệp phải xác định và phân loại hàng hóa cần lưu trữ. Sau đó tạo một bản thiết kế thích hợp để sắp xếp hàng hóa.
Bước đầu tiên này sẽ tác động đến cả quá trình bạn quản lý và lưu trữ, giúp quá trình tìm kiếm, xuất nhập hàng được thuận lợi, nhanh chóng hơn.
Một số phương pháp quản lý kho khác nhau doanh nghiệp có thể tham khảo:
- FEFO (First Expired First Out): có nghĩa là hết hạn trước xuất trước.
- FIFO (First In First Out): nhập trước xuất trước, được áp dụng cho các loại hàng hóa không bị ảnh hưởng bởi hạn sử dụng nhưng lại có thời gian sử dụng ngắn.
- LIFO (Last in First Out): có nghĩa là vào sau ra trước, dành cho các sản phẩm không có hạn sử dụng.
Ngoài ra doanh nghiệp cũng có thể phân hàng hóa theo khu theo chức năng và tính chất của từng loại hàng. Sau đó đặt tên cho chúng hay còn gọi là mã SKU (Stock Keeping Unit). Thông qua mã SKU, có thể nhanh chóng xác định được mặt hàng.
Lên quy trình bài bản trong xuất nhập kho
Đối với các doanh nghiệp có số lượng hàng vừa và lớn thì việc lên quy trình vận hành là điều nên làm. Dựa vào đó nhân viên sẽ biết cách xử lý các tình huống phát sinh, không làm chậm trễ việc xử lý đơn hàng.
Việc xuất, nhập hàng hóa cần được ghi chép lại để người quản lý kho dựa vào đó để xác định nhu cầu thị trường và các nhóm hàng tồn chưa được xuất đi. Để nhập những lô hàng mới thích hợp theo mùa, theo từng thời điểm.
Tránh được việc thất thoát hàng hóa ra vào mà không hay biết, thiệt hại đến doanh nghiệp.
Kiểm tra kho định kỳ
Cần kiểm tra hàng hóa trong kho theo định kỳ, dựa vào quy mô và tính chất hàng hóa doanh nghiệp có thể chọn mốc thời gian nhất định. Mốc thời gian lý tưởng thường hay được áp dụng sẽ là 6 tháng/1 lần.
Kiểm tra kho thường xuyên để cập nhật kho hàng và tình hình hàng hóa, tránh những nguy cơ như mối mọt, ẩm thấp, hư hại,… giúp doanh nghiệp ngăn ngừa và xử lý kịp thời nếu chúng xảy ra.
Đối với hàng hóa còn có thể xem xét hạn sử dụng, bao bì có bị hư hỏng hay không, hay hàng hóa bị suy giảm chất lượng,…
Cũng từ đây, doanh nghiệp sẽ xác nhận lại số lượng hàng hóa có trên sổ sách, dữ liệu xem có trùng khớp hay không, sai số nhiều không để kiểm tra và rà soát lại nguyên nhân gây thất thoát.
Các hình thức kiểm kê kho:
- Kiểm kê thực tế: là hoạt động kiểm kê toàn bộ hàng hóa trong kho cùng một lúc.
- Kiểm theo chu kỳ: là phương pháp kiểm kê thực hiện theo quý, theo tháng, theo tuần, thậm chí theo ngày.
- Kiểm tra tại chỗ: là phương pháp kiểm tra thường xuyên trong năm tránh dồn dập hàng hóa trong kho quá lớn vào cuối năm khi kiểm kê thực tế.
Thiết lập mức tồn kho tối đa
Hàng hóa lưu trữ trong thời gian quá đâu là một sự lãng phí đối với các doanh nghiệp, khiến chi phí vận hành kho tăng lên và làm tồn động nguồn vốn.
Định mức tồn kho là một số lượng hàng hóa cần được duy trì ổn định để các hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục và không bị gián đoạn.
Sao cho hàng không quá nhiều khiến dư thừa, mà cũng không quá ít để có thể cung ứng kịp thời cho thị trường khi có yêu cầu.
Định mức tồn kho sẽ có ngưỡng tối thiểu và ngưỡng tối đa. Cần đảm bảo số lượng hàng trong kho không ít hơn ngưỡng tối thiểu, và không nhiều hơn ngưỡng tối đa.
>>> Xem thêm: Các loại kệ để hàng tải trọng nặng dùng pallet
Bài cùng chuyên mục: