Mẹo sắp xếp kệ hồ sơ một cách khoa học

Sắp xếp kệ hồ sơ hợp lý đối với công việc văn phòng vô cùng quan trọng. Bởi hàng ngày phải tiếp nhận và lưu trữ hồ sơ với một khối lượng lớn do đó chúng ta cần những mẹo sắp xếp kệ hồ sơ một cách khoa học để dễ dàng quản lý chúng.

meo-sap-xep-ke-ho-so

 

Kệ hồ sơ văn phòng

Việc dồn tất cả hồ sơ vào trong những thùng carton lưu trữ trước đây cũng được nhiều người sử dụng. Tuy nhiên cách làm này lại khiến cho hồ sơ không được phân loại, sẽ gây mất thời gian khi muốn tìm kiếm. Đặc biệt chúng sẽ dễ dàng bị chuột, gián tấn công, phá hoại nếu lưu trữ trong khoảng thời gian dài.

Vậy làm cách nào để bảo vệ hồ sơ công ty mình một cách hiệu quả nhất?

Chúng ta cần phải lựa cho mình một chiếc kệ phù hợp với nhu cầu sử dụng và sắp xếp chúng một cách có hệ thống nhằm giúp cho hồ sơ khi cần lấy ra sẽ dễ dàng hơn.

Việc sử dụng kệ để lưu trữ những hồ sơ cần thiết thật sự là một giải pháp mang đến nhiều lợi ích cho người sử dụng. Ngoài việc giúp bảo quản, lưu trữ hồ sơ một cách an toàn, nó còn là một giải pháp giúp tiết kiệm không gian văn phòng một cách hiệu quả.

meo-sap-xep-ke-ho-so

Chỉ với một chiếc kệ hồ sơ bạn đã có thể lưu trữ được số lượng hồ sơ khá lớn mà không hề tốn quá nhiều diện tích sử dụng. Bên cạnh đó, những chiếc kệ với những thiết kế tinh tế còn góp phần tô điểm thêm cho không gian làm việc của bạn, làm việc trong một nơi gọn gàng, sạch sẽ, ngăn nắp sẽ giúp bạn có nhiều cảm hứng sáng tạo hơn.

1. Chọn kệ phù hợp

Chúng ta nên lựa chọn những chiếc kệ có kích thước phù hợp với loại hồ sơ bạn cần lưu trữ, đồng thời sử dụng những chiếc kệ hồ sơ nhiều tầng sẽ giúp cho bạn có được nhiều không gian lưu trữ hồ sơ hơn.

2. Phân loại hồ sơ

Tùy vào tính chất của công việc mà chúng ta nên phân loại hồ sơ theo chủ đề, theo cụm hay theo từng nhóm… để dễ quản lý và theo dõi trong quá trình làm việc.

chon-ke-va-phan-loai

Sau khi phân loại hồ sơ xong, chúng ta tiến hành sắp xếp chúng lên kệ hồ sơ. Chúng ta có thể sắp xếp chúng theo trình tự thời gian, theo mẫu tự hoặc theo tính chất của từng loại, hồ sơ nào quan trọng và cần giải quyết trước thì sắp riêng ra để giải quyết ưu tiên trước.

3. Lập danh mục hồ sơ

Chúng ta nên tiến hành lập một danh mục cụ thể những hồ sơ chúng ta lưu trữ và cập nhật thường xuyên chúng để khi cần lấy ra sẽ dễ dàng hơn. Nên cập nhật trực tiếp vào máy tính, tạo cây thư mục cấp 1 là danh mục hồ sơ, danh mục cấp 2 là chủ để hồ sơ…. như thế khi bạn cần chỉ cần mở máy tính lên là có thể biết được hồ sơ mình cần tìm đang nằm ở đâu trên kệ.

4. Lưu trữ hồ sơ

Chúng ta nên đánh số thứ tự vào góc phải của các hồ sơ, dán nhãn in hồ sơ kết hợp với việc dùng máy quét hồ sơ vào vi tính để việc lưu trữ hồ sơ chuyên nghiệp hơn.

lap-danh-muc-va-luu-tru

Công dụng vai trò của kệ hồ sơ

Một chiếc kệ hồ sơ khi đặt trong phòng làm việc sẽ mang lại cho bạn khá nhiều tiện ích ngoài việc… lưu trữ tài liệu. Hãy cùng khám phá những tiện ích của món đồ nội thất văn phòng không thể thiếu này.

1. Quản lý tài liệu

Đương nhiên, mục đích trước tiên của một chiếc kệ hồ sơ là tạo không gian để lưu trữ sổ sách, tài liệu của cá nhân, doanh nghiệp…Thử tưởng tượng một phòng làm việc nếu không có tủ tài liệu chắc chắn sẽ vô cùng bừa bộn, lộn xộn với hàng đống giấy tờ.

cong-dung-ke-ho-so-van-phong

2. Bảo mật tài liệu

Mỗi chiếc kệ, dù là bằng sắt hay bằng gỗ cũng đều mang lai những giá trị bảo mật nhất định. Việc để các tài liệu quan trọng lung tung đôi khi sẽ bị thất lac, gây nhiều phền phức cho bạn.

Tuy nhiên, với kệ hồ sơ bán sẽ nhanh chóng tìm thấy được thứ mình cần đơn giản vì đó là thứ mà bạn tự cất giữ nên dễ dàng biết rõ vị trí của nó ở đâu. Còn người khác khi nhìn vào 1 kệ đồ sộ như thế cũng tốn khá nhiều thời gian để tìm kiếm đấy.

gia ke de ho so

3. Bảo quản tài liệu

Một chiếc kệ hồ sơ ngoài việc giúp bạn quản lý và bảo mật cũng sẽ bảo vệ hồ sơ, văn bản quan trọng của doanh nghiệp khỏi thất lạc, ẩm ướt, mối mọt, chuột gián, đặc biệt trong điều kiện khí hậu nhiệt đới gió mùa ở nước ta.

Với các loại kệ chứa hàng công nghiệp tại Việt Thắng có khả năng chống lại sự ăn mòn của các chất hóa học, sự han gỉ do điều kiện thời tiết cũng như va đập do lực tác động mạnh nên bạn hoàn toàn có thể an tâm mà lưu trữ tài liệu của mình trên đó.

→ Tham khảo thêm: Cách sắp xếp hồ sơ lên kệ sắt V lỗ đa năng

Lý do nên sử dụng kệ hồ sơ

Trong mỗi văn phòng, việc có tủ hồ sơ sẽ khiến cho căn phòn trở nên gọn gàn và ngăn nắp hơn. Đó là lý do tại sao nên sử dụng kệ hồ sơ văn phòng.

tai-sao-nen-ke-ho-so-van-phong

Trong mỗi văn phòng, việc có tủ hồ sơ sẽ khiến cho căn phòn trở nên gọn gàn và ngăn nắp hơn. Dù diện tích lớn hay nhỏ thì kệ hồ sơ vẫn mang lại những tiện ích nhất định cho bạn.

Đó là nơi để bạn lưu trữ tài liệu quan trọng hay những vật dụng liên quan đến công việc của bạn để sau này khi cần đến bạn không phải mất quá nhiều thời gian để lục tung cả căn phòng làm việc chỉ để tìm chúng.

1. Ngăn nắp và gọn gàng trong văn phòng

 

Bạn thử tưởng tượng xem nếu như căn phòng làm việc của bạn trở nên bừa bộn, cản trở quá nhiều trong việc tìm đến tài liệu cho một buổi họp quan trọng thì bạn sẽ như thế nào, mất quá nhiều thời gian để tìm thậm chí là không thể tìm ra ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất làm việc của bạn. Thế nên, một văn phòng sạch sẽ, gọn gàng với kệ hồ sơ sẽ khiến hiệu quả công việc của bạn tối ưu hơn.

ke sat v lo 7

Mọi thứ được ngăn nắp thì khi bạn cần gì thì bạn sẽ biết chúng đang ở đâu không phải mất quá nhiều thời gian cho chúng, đặc biệt là những tài liệu càng quan trọng thì càng nên giữ chúng ở nơi dễ tìm thấy càng tốt.

Tùy theo tính chất công việc mà thời gian nó lại trở nên quý báu hơn. Thế nên, thời gian dù là trong công việc hay là trong đời sống của bạn thì chúng đều quan trọng hãy làm tất cả mọi thứ để có thể tiết kiệm thời gian quý báu của mình. Kệ hồ sơ là loại vật dụng hỗ trợ tốt cho bạn làm điều ấy trong văn phòng.

2. Vẻ thẩm mỹ và phong thủy của văn phòng làm việc

 

Ngoài tác dụng để đựng hồ sơ tài liệu ra thì vẻ đẹp cũng chính là yếu tố mà các nhà thiết kế đang muốn đưa vào trong những mẫu kệ của họ. Ngoài việc đầy đủ các tính năng, độ bền ra thì vẻ đẹp bên ngoài của chúng cũng là thứ được người dùng quan tâm nhiều nhất. Hãy thử tưởng tượng xem nếu 2 tủ kệ, 1 cái đẹp, 1 cái xấu bạn sẽ lựa chọn sản phẩm nào để mà xem trước, chắc hẳn là đẹp rồi, cái nhìn đầu tiên lúc nào cũng là sự lựa chọn hàng đầu.

ke sach hinh dai dien

3. Đơn vị bán kệ văn phòng uy tín

Nếu các bạn đang có nhu cầu cần mua kệ hồ sơ cho văn phòng làm việc của mình nhưng kinh phí còn hạn hẹp thì lựa chọn Việt Thắng là 1 lựa chọn hoàn hảo nhất. Chất lượng tuyệt vời với giá ưu đãi cao, hứa hẹn mang đến những sản phẩm chất lượng cho văn phòng của bạn.

 

 

Thông tin liên hệ: 

CÔNG TY TNHH CƠ KHÍ CÔNG NGHIỆP VIỆT THẮNG

VP: 99C, KP. Đông Ba, P. Bình Hòa, TX. Thuận An, Bình Dương               

Điện thoại / Fax: 0274 6515 777 – 0274 246 1797

Email: contact@cokhivietthang.vn hoặc cokhivietthang79@gmail.com

Hotline/Zalo:

♦ Mr. Thống: 0907 393 799 

♦ Ms. Ngân: 0907 282 799 

HỖ TRỢ TƯ VẤN KHÁCH HÀNG 24/7

 

5/5 - (1 bình chọn)

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *