Quy trình quản lý kho hàng là gì? Đối với các doanh nghiệp lưu trữ thì quy trình quản lý kho hàng là vô cùng cần thiết. Cơ Khí Việt Thắng sẽ tìm hiểu giúp quý vị về quy trình quản lý kho hàng đúng chuẩn ở bài viết này. Hãy cùng tham khảo nhé!
1. Quy trình quản lý kho hàng là gì?
Quy trình quản lý kho hàng là toàn bộ quá trình hoạt động của kho hàng thông qua các hoạt động thường ngày để kiểm soát hàng hóa của kho theo một quy chuẩn. Mỗi doanh nghiệp sẽ có quy trình quản lý kho hàng riêng để phù hợp với mô hình kinh doanh của mình.
Quy trình quản lý đó sẽ được áp dụng và điều chỉnh để theo dõi sao cho phù hợp và tiết kiệm chi phí, đảm bảo tính xác thực của hàng hóa xuất nhập cũng như là tối đa hóa lợi nhuận duy trì hoạt động của doanh nghiệp đó.
Quản lý kho hàng đóng vai trò hết sức quan trọng trọng với các điều cơ bản như:
- Tránh thất thoát hàng hóa
- Tiết kiệm chi phí
- Đáp ứng khách hàng tốt hơn
2. Các bước trong quy trình quản lý kho hàng
Để quản lý kho hiệu quả một doanh nghiệp cần có đủ các bước quản lý kho dưới đây:
Bước 1: Nhập kho
Nhập hàng hóa với đúng số lượng sản phẩm, đúng thông số và thời điểm. Trong quy trình quản lý đều cần sự nghiêm túc và tỉ mỉ để tránh việc nhập kho sai và ảnh hưởng đến kết quả tồn kho.
Nhập kho nghiêm túc để lọc ra các sản phẩm kém chất lượng, các sản phẩm bị hỏng bóp méo – tránh thất thoát thiệt hại cho doanh nghiệp.
Việc nhập kho tùy vào mô hình kinh doanh để thực hiện một cách nhanh chóng và chính xác thì liên hệ trước với nhà cung cấp về các thông số của sản phẩm như: kích thước, khối lượng, vị trí dán nhãn…và thời gian nhận hàng. Khi đó việc nhập kho sẽ nhanh chóng nắm được tổng thể sắp xếp nhận lực nhận hàng vào thời gian phù hợp.
Bước 2: Lưu kho
Lưu kho là bước tiếp theo trong quy trình quản lý kho. Việc lưu kho cần sắp xếp hợp lý và khoa học. Đối với kho hàng lớn việc lưu kho càng cần tối ưu hóa với các kệ chứa hàng hợp lý, ngoài việc tối ưu hóa không gian còn là để dễ dàng tìm kiếm hàng hóa mỗi khi cần xuất nhanh…
Bước 3: Xuất kho
Từ bước lưu kho được thực hiện chính xác đúng chuẩn thì bước này sẽ tối ưu được nhiều chi phí và tăng hiệu quả quản lý kho.
Xuất kho theo đơn hàng từ yêu cầu của các bộ phận bán hàng/sản xuất. Thủ kho sẽ kiểm hàng và tiến hành lập phiếu xuất kho, xuất kho hàng theo yêu cầu. Kế toán kho sẽ cập nhật thông tin xuất kho trên phần mềm quản lý kho hoặc trên sổ sách quản lý.
Bước 4: Kiểm kê kho hàng
Kiểm kê kho hàng là khâu cần thiết trong quy trình quản lý kho hàng để tránh sai sót, thiếu hụt hàng có thể do nhầm lẫn từ các bước trước đó. Doanh nghiệp tổ chức quản lý kho gọn gàng và theo quy trình bài bản thì việc kiểm kê hàng hóa sẽ trở nên đơn giản và tiết kiệm thời gian.
Bước 5: Thống kê và báo cáo
Thống kê dữ liệu và báo cáo được sử dụng để người nắm giữ doanh nghiệp có cái nhìn tổng thể để có cái nhìn về kinh doanh tốt hơn.
Sự phát triển của công nghệ đã giúp việc quản lý kho trở nên dễ dàng hơn với các phần mềm quản lý kho. Trước đó là các công việc chi tiết được thực hiện bởi con người như: sổ kho, báo cáo theo dõi kho, báo cáo kiểm kho…
Việc thống kê và báo cáo tùy vào mô hình doanh nghiệp có thể là báo cáo kiểm kê do con người thực hiện hoặc do phần mềm. Tuy nhiên đều cần có sự giám sát và thực hiện đúng quy trình quản lý kho.
3. Vai trò của quy trình quản lý kho hàng
Vai trò của quy trình quản lý bán hàng vô cùng quan trọng, quy trình được tối ưu hóa và quản lý chặt chẽ sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí. Với các mô hình kinh doanh đa dạng thì kho hàng và kệ chứa hàng cũng trở nên đa dạng. Vì thế mà việc quản lý quy trình quản lý kho, tối ưu quy trình luôn cần cải tiến và hợp lý, để:
– Hàng hóa được bảo quản theo dõi
Quản lý kho hàng tốt với các công việc như phân loại sản phẩm, sắp xếp nhóm hàng, theo dõi thông tin… Tránh các tình trạng hàng hết hạn, móp méo hư hỏng…
– Bán hàng hiệu quả
Theo dõi thông tin hàng hóa trong kho chính xác từ đó xuất hàng đáp ứng các nhu cầu về hàng hóa cho khách hàng một cách tốt nhất có thể.
– Giảm chi phí lưu kho
>>> Tham khảo: TOP kệ chứa hàng thịnh hành 2023
Với việc nhập hàng hóa dư thừa hoặc bị thiếu hụt đều bị ảnh hưởng tới quá trình hoạt động kinh doanh, để tránh tình trạng đó quy trình quản lý kho hàng đúng chuẩn sẽ giúp ích trong việc nhập xuất cũng như giảm chi phí lưu kho bãi.
Quy trình quản lý kho hàng đúng chuẩn sẽ giúp ích rất nhiều đối với doanh nghiệp, với nhiều phương pháp khác nhau việc nhập – xuất – theo dõi tồn kho có thể thực hiện bằng sổ sách, phần mềm Execl… hoặc là phần mềm quản lý kho tự động.
Tùy thuộc vào sản phẩm kinh doanh của doanh nghiệp để lựa chọn phương pháp và tối ưu để có quy trình quản lý kho hợp lý nhất có thể. Như vậy qua bài viết trên Cơ khí Việt Thắng đã giúp quý khách tổng hợp thông tin cơ bản về quy trình quản lý kho hàng đúng chuẩn là gì? Với các bước cơ bản. Hy vọng sẽ giúp ích được quý bạn đọc thêm thông tin hữu ích.
Bài cùng chuyên mục: