Cuộc đua công nghệ luôn phát triển từng ngày, từng giờ. Kéo theo đó là lĩnh vực kho hàng cũng trở nên đa dạng và linh hoạt hơn với các phần mềm quản lý kho. Cùng tìm hiểu lợi ích và các ưu điểm của các phần mềm đem lại ra sao nhé!
1. Cuộc đua quản lý kho hàng
Nền kinh tế hiện đại ngày càng phát triển, kho hàng ngày càng trở nên quan trọng và trở thành vai trò then chốt trong chuỗi cung ứng. Với nhiều lĩnh vực, các phương pháp quản lý kho truyền thống kém linh hoạt, không thay đổi đã gặp phải nhiều hạn chế:
- Sai sót thủ công: dựa vào sổ sách và báo cáo thủ công sẽ không thể tránh khỏi những sai sót trong xuất nhập khẩu và kiểm kê hàng hóa. Với một lỗi sai đã gây ảnh hưởng tới dữ liệu tồn kho của cả hệ thống.
- Kiểm soát lỏng lẻo: với mô hình truyền thống, việc kiểm kê và theo dõi vô cùng tốn thời gian và không cập nhật theo thời gian thực tế kịp thời.
- Tốn thời gian và chi phí: các công đoạn kiểm kê, xử lý đơn hàng tốn nhiều thời gian và nhân lực, làm tăng chi phí vận hành kho.
- Không theo kịp biến động của thị trường: khó khăn trong nắm bắt tình hình kho hàng khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc đưa ra các quyết định kịp thời về sản xuất, dự báo và huy động nguồn lực.
Để giải quyết các vấn đề khó khăn của kho hàng, các chuyên gia lưu trữ đã nghiên cứu và áp dụng các công nghệ hiện đại quản lý chủ động tăng hiệu quả.
Từ kệ chứa hàng truyền thống, các hệ thống kệ chứa hàng kèm theo phần mềm quản lý kho thông minh đã được ra đời và ứng dụng vô cùng năng suất.
2. Lợi ích của phần mềm quản lý kho
Ứng dụng hệ thống tự động hóa vào quản lý kho hàng thực tế cho thấy hiệu quả và quy trình trở nên ting gọn hơn. Cụ thể các lợi ích mà các phần mềm kho mang lại cho doanh nghiệp như:
- Tự động hóa quy trình: Phần mềm tự động hóa các tác vụ như nhập xuất kho, kiểm kê kho hàng và tạo phiếu điều chuyển… giúp tiết kiệm thời gian và nhân công.
- Kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả: Hệ thống có khả năng theo dõi tình trạng kho theo thời gian thực, từng lo hàng, hạn sử dụng, vị trí… giúp giảm thiểu các tác vụ truyền thống.
- Truy xuất thông tin đơn hàng dễ dàng: Với việc nhập kho và lưu trữ thông tin chính xác cụ thể của từng mã hàng giúp quản lý đa dạng các loại hàng hóa một cách hiệu quả
- Báo cáo chuyên sâu: Phần mềm quản lý kho được lập trình sẵn các khả năng phân tích và báo cáo chuyên sâu với các tình hình cụ thể của từng mặt hàng, con số xuất nhập kho theo tháng để doanh nghiệp kịp thời đưa ra các quyết định kinh doanh tiếp theo.
- Tối ưu hóa chuỗi cung ứng: Sự hiện đại của AI và hệ thống kho thông minh giúp lên kế hoạch sản xuất, dự báo nhu cầu, quản lý đơn hàng… xử lý các tác vụ một cách nhanh chóng kịp thời các yêu cầu về đơn hàng, tăng uy tín của doanh nghiệp.
→ Tham khảo: Nhà kho thông minh là gì? Kệ Kho thông minh
3. Lựa chọn phần mềm quản lý kho phù hợp
Nhằm đáp ứng đa dạng các lĩnh vực, phần mềm quản lý kho trên thị trường cũng trở nên đa dạng. Vì vậy trước khi lựa chọn để áp dụng cần tham khảo với các lưu ý:
- Lĩnh vực kinh doanh: mỗi ngành hàng có đặc thù riêng về loại hình hàng hóa cũng như quy trình quản lý. Sử dụng phần mềm chuyên biệt đối với ngành hàng phù hợp để tối ưu khi sử dụng.
- Quy mô doanh nghiệp: xác định quy mô hoạt động, số lượng người dùng, số lượng kho hàng để lựa chọn phần mềm phù hợp.
- Tính năng: hiện nay nhiều đơn vị cung cấp phần mềm với vô số các tính năng khác nhau. Cần xác định những tính năng cần thiết trong quản lý kho để ứng dụng vừa và đủ.
- Giá cả: giá phần mềm là yếu tố cuối cùng trong lựa chọn phần mềm, với các lưu ý trước đó thì lựa chọn phần mềm với các tính năng và dung lượng phù hợp để tối ưu chi phí.
4. Các phần mềm quản lý kho phổ biến hiện nay
Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý kho với các tính năng và mức giá khác nhau. Trong đó một số phần mềm cung cấp miễn phí và phần mềm có trả phí hoặc phần mềm quản lý kho thiết kế theo yêu cầu của doanh nghiệp.
4.1 Các phần mềm quản lý kho miễn phí
Dưới đây là một số phần mềm quản lý kho hàng có phiên bản miễn phí, có thể dùng thử hoặc ứng dụng đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, chưa cần chuyên sâu trong quản lý kho hàng. Qúy khách vui lòng tự tham khảo thêm phiên bản Pro để tìm hiểu thêm tính năng của phần mềm.
- KiotViet: Phù hợp cho hơn 20 ngành nghề, hỗ trợ quản lý bán hàng, tồn kho hiệu quả, kết nối với nguồn hàng uy tín và giải pháp thanh toán nhanh chóng. Với phiên bản miễn phí sẽ có giới hạn một số tính năng.
- Sapo: Phần mềm quản lý bán hàng đa kênh miễn phí cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Cung cấp tính năng quét mã vạch, in hóa đơn bán hàng. Kết nối với các kênh bán hàng online, hỗ trợ quản lý đa kênh hiệu quả. Bản miễn phí sẽ giới hạn số lượng sản phẩm và đơn hàng.
- Suno: Phần mềm quản lý bán hàng và kho hàng miễn phí cho doanh nghiệp khởi nghiệp. Dễ sử dụng, phù hợp cho cửa hàng nhỏ lẻ. Hỗ trợ quản lý bán hàng, kho hàng, nhân viên và báo cáo thống kê. Phiên bản miễn phí giới hạn một số tính năng nâng cao.
- MISA SME.NET: Giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tích hợp quản lý bán hàng, kế toán, kho hàng, CRM,… Phiên bản miễn phí giới hạn một số tính năng và thời gian sử dụng.
- Ecount: Cung cấp nhiều tính năng nâng cao như quản lý lô hàng, hạn sử dụng, phân quyền truy cập, báo cáo chi tiết,… Phiên bản miễn phí giới hạn số lượng người dùng và kho hàng.
4.2 Phần mềm quản lý kho trả phí
Với phần mềm quản lý kho trả phí sẽ được trang bị thêm các tính năng cao cấp hơn, quản lý dễ dàng và tiện lợi hơn. Bản trả phí đáp ứng các nhu cầu quản lý chuyên sâu cho các doanh nghiệp quy mô lớn và phức tạp.
- MISA SME.NET: Phần mềm quản lý bán hàng, kho hàng, kế toán cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.
- SAP Business One: Phần mềm quản lý tổng thể cho doanh nghiệp vừa và lớn.
- Oracle NetSuite: Phần mềm quản lý tổng thể cho doanh nghiệp lớn
- Zoho Inventory: Giải pháp quản lý kho đa nền tảng, hỗ trợ nhiều ngôn ngữ, phù hợp cho doanh nghiệp đa quốc gia.
- WMS GoApp: Giải pháp quản lý kho di động, giúp quản lý kho mọi lúc mọi nơi.
- Odoo: Phần mềm mã nguồn mở, có thể cài đặt và sử dụng trả phí để sử dụng đầy đủ tính năng.
- Infor WMS: Giải pháp quản lý kho cao cấp, tích hợp các công nghệ tiên tiến như AI, Machine Learning, Blockchain,…
- SAP Warehouse Management: Giải pháp quản lý kho cho doanh nghiệp toàn cầu, tích hợp với hệ thống SAP ERP.
→ Tham khảo: Quy trình quản lý kho hàng đúng chuẩn
5. Phần mềm quản lý kho và kệ chứa hàng
Mức độ phù hợp của phần mềm quản lý kho với kệ chứa hàng phụ thuộc vào một số yếu tố, bao gồm:
5.1. Loại kệ chứa hàng
- Kệ Selective: Phù hợp với hầu hết các phần mềm quản lý kho, vì cho phép truy cập trực tiếp vào từng pallet hàng.
- Kệ Drive-in: Phù hợp với phần mềm có tính năng quản lý vị trí kho hàng (location management) để tối ưu hóa việc sắp xếp và truy xuất hàng hóa.
- Kệ Push-back: Tương tự kệ Drive-in, phần mềm cần có tính năng quản lý vị trí kho hàng để đảm bảo hiệu quả vận hành.
- Kệ Radio Shuttle: Phù hợp với phần mềm có khả năng tích hợp với hệ thống điều khiển tự động (WMS) để điều khiển xe tự động di chuyển trong kho.
5.2. Tính năng phần mềm
- Quản lý vị trí kho hàng: Giúp theo dõi vị trí của từng pallet hàng trong kho, đặc biệt quan trọng đối với kệ Drive-in, Push-back và Radio Shuttle.
- Lập kế hoạch bổ sung hàng hóa: Tự động đề xuất lượng hàng cần bổ sung cho từng vị trí kệ, giúp tối ưu hóa mức tồn kho và đảm bảo không bị thiếu hụt hàng hóa.
- Quản lý lô hàng : Theo dõi từng lô hàng từ khi nhập kho đến khi xuất kho, giúp đảm bảo chất lượng hàng hóa và truy xuất nguồn gốc khi cần thiết.
- Báo cáo thống kê: Cung cấp các báo cáo chi tiết về tình trạng hàng hóa trong kho, giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả hoạt động và đưa ra quyết định kinh doanh phù hợp.
5.3. Khả năng tích hợp
- Tích hợp với hệ thống WMS: Giúp điều khiển tự động các thiết bị trong kho, bao gồm xe nâng, băng tải, hệ thống phân loại,…
- Tích hợp với hệ thống ERP: Giúp kết nối dữ liệu kho hàng với các bộ phận khác trong doanh nghiệp như kế toán, bán hàng,…
Dưới đây là một số ví dụ về phần mềm quản lý kho phù hợp với các loại kệ chứa hàng khác nhau:
- Kệ Selective: KiotViet, Sapo, Suno, MISA SME.NET, Ecount
- Kệ Drive-in, Push-back: KiotViet Pro, Sapo Pro, Suno Pro, MISA SME.NET Pro, Ecount Pro, Zoho Inventory, Infor WMS, SAP Warehouse Management
- Kệ Radio Shuttle: Zoho Inventory, Infor WMS, SAP Warehouse Management
Phần mềm quản lý kho đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa hoạt động kho hàng, đặc biệt khi sử dụng các loại kệ chứa hàng chuyên dụng. Lựa chọn phần mềm phù hợp với loại kệ và nhu cầu quản lý sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả và tiết kiệm chi phí.
→ Xem thêm: Quản lý kho hàng cần chú ý những gì?
Bài cùng chuyên mục: