Quản lý kho hàng cần chú ý những gì?

Quản lý kho hàng là một công việc vất vả chiếm rất nhiều công sức, vì số lượng hàng hóa mỗi ngày đều là số lượng lớn. Trong quá trình sử dụng sẽ không tránh khỏi việc nhầm lẫn, thất thoát. Vậy khi quản lý kho hàng cần chú ý những gì? thì hãy cùng theo dõi bài viết sau.

1. Quản lý kho hàng là gì?

Quản lý kho hàng trong tiếng Anh được gọi là Warehouse Management. Quản lý kho là việc kiểm soát các hoạt động hàng ngày của kho hàng từ việc nhập xuất – tồn kho, chuyển kho,…

Hay nói bao quát hơn thì quản lý kho hàng là các hoạt động lưu trữ, bảo quản, cập nhật tình hình hàng hóa có trong kho một cách chính xác và chi tiết.

Quản lý kho hàng hiệu quả sẽ giúp giảm chi phí và tăng doanh thu cho cửa hàng, doanh nghiệp. Đảm bảo cho các hoạt động sản xuất và cung ứng hàng hóa được diễn ra liên tục và ổn định.

2. Quản lý kho hàng đem lại lợi ích gì?

Bất kỳ một hệ thống, doanh nghiệp hay đến những cửa hàng nhỏ lẻ cũng đều có riêng một kho chứa hàng hóa. Việc quản lý kho hàng hiệu quả ngoài việc giúp cho việc kinh doanh thuận lợi hơn thì nó còn đem lại nhiều lợi ích thiết thực khác.

Bảo quản hàng hóa tốt hơn

Có rất nhiều loại hàng hóa khác nhau, mỗi loại hàng hóa đều có một cách bảo quản riêng. Nếu như không bảo quản cẩn thận sẽ đem đến những tổn thất lớn cho cửa hàng, doanh nghiệp.

Quản lý kho hàng bao gồm hết thảy các công việc như phân loại, sắp xếp, theo dõi thông tin hàng, giúp bảo quản hàng hóa tốt hơn.

Các sản phẩm dễ vỡ không xảy ra tình trạng hư vỡ hàng hóa thực phẩm không bị ẩm mốc, hết hạn,… Từ đó giảm tối đa được các vấn đề phát sinh không đáng có.

Quay vòng tồn kho

Vấn đề này thường xuyên xảy ra ở những cửa hàng bán lẻ hơn. Hàng hóa bị lỗi hay mất tem nhãn sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của cửa hàng.

Chính vì thế việc quay vòng không để tồn kho quá lớn sẽ giúp cửa hàng tránh được những trường hợp này.

Kiểm soát và quản lý thường xuyên sẽ ước lượng được số lượng hàng tồn kho, dễ dàng cân đối, giữ tỉ lệ quay vòng hàng tồn kho cao, từ đó tránh được tình trạng hàng hóa bị hỏng và quá hạn.

Bán hàng hiệu quả

Khi bạn quản lý đúng cách, bạn sẽ nắm được chính xác số lượng hàng hóa tồn kho để đáp ứng nhu cầu hàng hóa khi bán cho khách hàng.

Bên cạnh đó bạn cũng đưa ra được những chiến lược bán hàng mới mẻ như giảm giá, khuyến mãi,…

Tiết kiệm chi phí

Việc nắm rõ được số lượng hàng tồn kho, giúp cho bạn kiểm soát được số lượng hàng cần nhập cho sắp tới.

Từ đó bạn có thể điều chỉnh hợp lý số lượng hàng hóa cần đặt trong thời gian tiếp theo. Việc này sẽ giúp chủ cửa hàng tiết kiệm được một khoản tiền đáng kể từ việc mua và bảo quản hàng hóa. Bạn có thể sử dụng số tiền này để đầu tư vào các mặt hàng đưa đến lợi ích cao hơn cho cửa hàng.

3. Cách quản lý kho hàng hiệu qủa

Sắp xếp vị trí kho hàng thông minh

Việc sắp xếp hàng hóa thông minh, dễ dàng quan sát giúp thuận tiện hơn cho việc nhập – xuất hàng. Sắp xếp hàng hóa theo mức độ liên quan và theo mức độ tìm kiếm. Ví dụ như:

• Các sản phẩm bán được nhiều, các sản phẩm ít được sử dụng.
• Các sản phẩm có liên quan đến nhau về mẫu mã, chủng loại,…
• Sắp xếp hàng hóa theo mùa
• …

Thống nhất các nguyên tắc sắp xếp kho từ quản lý cho đến nhân viên, để hình thành ý thức và thói quen lâu dài.

Tuân thủ quy tắc nhập trước – xuất trước khi quản lý kho. Nhập trước – xuất trước có nghĩa là những mặt hàng bạn nhập vào trước phải được xuất ra trước. Nguyên tắc này là nguyên tắc quan trọng trong công tác quản lý kho hàng.

Sử dụng các hệ thống kệ chứa hàng để sắp xếp hàng hóa gọn hàng, ngăn nắp dễ tìm hơn vừa tránh được những tác nhân gây hại xung quanh. Các lối đi thông thoáng hơn, thuận tiện cho việc xuất – nhập hàng.

Thiết lập hàng tồn kho ở mức tối ưu

Mức này luôn linh hoạt, dựa theo sản phẩm, độ bán chạy, thời gian sử dụng,… phải đảm bảo cho hàng hóa luôn duy trì trong kho để đảm bảo cung ứng kịp thời khi cần sử dụng.

Định mức tồn kho có thể thay đổi theo thời gian, chúng có thể tăng và giảm tùy theo từng thời điểm. Để xác định tồn kho tối ưu, bạn có thể dựa theo một vài tiêu chí như:

• Lượng tồn thực tế trong kho
• Căn cứ vào số lượng đơn đặt hàng của khách hàng
• Căn cứ vào tình hình cung cấp hàng hóa của các nhà cung cấp hàng hóa
• Tình hình tiêu thụ của mặt hàng

Đánh dấu cho các sản phẩm trong kho

Việc dán nhãn và tạo mã cho hàng hóa rất quan trọng, bởi vì khi quản lý hàng hóa bằng mã vạch sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm và kiểm kê.

Các doanh nghiệp với số lượng hàng hóa lớn họ sẽ đóng chúng thành các kiện và hộp. Để khi kiểm kê sẽ không tốn nhiều thời gian mà kết quả lại chính xác.

Kiểm soát quy trình xuất – nhập kho

Thường trong quản lý kho hàng thì khâu xuất – nhập kho là nguyên nhân lớn nhất trong việc sai lệch hàng hóa. Thường sẽ không được phát hiện ngay lúc đó mà phải đợi đến khi kiểm kê. Lúc này đã quá lâu để đối chứng.

Để tránh được sai lầm này thì khi nhập hàng cần kiểm tra nhiều hơn 1 lần, sau đó đối chiếu với phiểu chuyển. Và phải thống nhất trước khi chuyển hàng để tránh tình trạng khi hàng được chuyển đến hoặc chuyển đi, nhân viên kho quá bận rộn mà không chú tâm vào việc xuất nhập hàng.

Kiểm kho định kỳ

Có nhiều hình thức kiểm kho, bạn có thể kiểm kho theo 1 trong 3 hình thức phổ biến sau:

• Kiểm kê thực tế: là hoạt động kiểm tra hàng hóa trong kho cùng một lúc.
• Kiểm kê tại chỗ: kiểm tra tại chỗ thường xuyên trong 1 năm thì đến khi kiểm kê thực tế cuối năm bạn sẽ bớt được khó khăn.
• Kiểm theo chu kỳ: có thể được thực hiện mỗi quý, mỗi tháng, mỗi tuần, thậm chí mỗi ngày.

Để vừa đỡ tốn nhiều thời gian và công sức, cũng như thất lạc hàng hóa thì bạn nên thực hiện kiểm tra 6 tháng một lần nhằm mục đích: xác nhận số lượng (phù hợp với hồ sơ hàng hóa), chất lượng (nhận biết, hư hại, suy giảm chất lượng, bao gói).

Sử dụng phần mềm quản lý kho hàng

Các phần mềm quản lý kho hàng hiện nay được tích hợp với nhiều tính năng của phần mềm khác như cho phép kiểm soát số lượng hàng hóa trong kho hiệu quả, đồng thời các bộ phận liên quan như bán hàng, kế toán đều có thể check số lượng hàng tồn trong kho, tạo thuận tiện cho quá trình bán hàng

4. Quản lý kho hàng cần chú ý những gì?

Lên kế hoạch cụ thể

Việc lên kế hoạch sắp xếp hàng nhập, hàng xuất, sắp xếp theo lô,… giúp tránh trường hợp quá tải hay hàng nằm không đúng vị trí.

Tránh việc hàng hóa bị tổn thất, hư hại, mất thời gian trong việc tìm kiếm, xuất – nhập hàng.

Dọn dẹp thường xuyên

Kho hàng bụi bẩn thường xuyên sẽ tác động đến chất lượng của hàng hóa, kho hàng bừa bộn sẽ khiến cho hàng hóa không ngay ngắn, cất dỡ khó khăn.

Ngoài ra việc nhà kho bừa bộn sẽ ẩn chứa những tai nạn cho bạn trong tương lại.

Trang bị thiết bị an toàn cho nhà kho

Dể giảm thiểu những tổn thất về người và tài sản thì nhà kho phải được trang bị những thiết bị an toàn.

Ví dụ như: hướng dẫn sử dụng nhà kho, các chất cấm mang vào kho hàng, các thiết bị phòng cháy chữa cháy trong nhà kho,…

Đào tạo nhân viên nhiều kinh nghiệm

Việc quản lý kho hàng phải được thực hiện bởi các nhân viên có năng lực và sự đồng lòng của các nhân viên kho để cùng xây dựng tốt.

Đào tạo cho nhân viên có đủ kỹ năng để tăng năng suất làm việc hơn.

>>> Xem thêm: Kho hàng là gì? các loại nhà kho phổ biến hiện nay