Phiếu xuất kho là gì? Cách viết phiếu xuất kho

Phiếu xuất kho là một trong những chứng từ quan trọng của doanh nghiệp. Chúng đảm bảo cho doanh nghiệp tránh các rủi ro và hao hụt về hàng hóa. Vậy chi tiết hơn thì sẽ viết và hiểu  như thế nào về loại chứng từ này?

1.Phiếu xuất kho là gì?

1.1 Khái niệm phiếu xuất kho

Phiếu xuất kho trong tiếng Anh là Delivery Bill là một trong những chứng từ thiết yếu, chúng được sử dụng để theo dõi chính xác số lượng hàng hóa xuất kho trnash thất thoát hay nhầm lẫn.

Nó đóng vai trò như giấy thông hành cho sản phẩm rời kho, thể hiện các chi tiết về mặt hàng, vật tư, sản phẩm rời kho để phục vụ sản xuất, bán hàng hoặc mục đích khác.

Cụ thể các vai trò của phiếu xuất kho sẽ gồm:

• Kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả: nhờ phiếu xuất kho doanh nghiệp có thể nắm chính xác số lượng hàng hóa xuất kho theo từng thời điểm, từ đó giúp doanh nghiệp đối chiếu với số lượng hàng tồn kho thực tế.
• Giảm thiểu thất thoát: phiếu xuất kho sẽ giúp quản lý chặt chẽ và hạn chế tình trạng thât thoát, gian lận trong quá trình xuất kho. Phiếu xuất có các thông tin cụ thể của người phụ trách và tránh nhiệm nếu có sai sót xảy ra.
• Đảm bảo tính minh bạch trong quản lý: Nhờ các chứng từ này giúp doanh nghiệp đảm bảo các hoạt động và thể hiện sự minh bạch trong quản lý tài sản doanh nghiệp.
• Nâng cao hiệu suất: phiếu xuất kho rõ ràng giúp quy trình làm việc nhanh chóng, dễ dàng. Với các chứng từ và thông tin đầy đủ sẽ giúp nhân viên hoạt động tìm kiếm và quy trình làm việc nhanh chóng hiệu quả.

Phiếu xuất kho đóng vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động quản lý kho hàng của doanh nghiệp. Nó không chỉ đơn thuần là tờ giấy ghi chép thông tin hàng hóa mà còn là công cụ đắc lực giúp theo dõi, kiểm soát hiệu quả việc xuất nhập kho, đảm bảo an toàn tài sản và tối ưu hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp.

→ Tham khảo: Quản lý kho hàng cần chú ý những gì?

1.2 Các loại phiếu xuất kho thường gặp

Tùy vào mục đích sử dụng, doanh nghiệp có thể sử dụng các loại phiếu xuất kho khác nhau, chẳng hạn như:

• Phiếu xuất kho bán hàng: Dùng để ghi nhận hàng hóa xuất kho để bán cho khách hàng.
• Phiếu xuất kho nội bộ: Dùng để ghi nhận hàng hóa xuất kho để phục vụ sản xuất hoặc chuyển sang phòng ban khác trong cùng doanh nghiệp.
• Phiếu xuất kho trả hàng: Dùng để ghi nhận hàng hóa được trả lại bởi khách hàng do lỗi, hư hỏng, không đúng theo yêu cầu.
• Phiếu xuất kho thanh lý: Dùng để ghi nhận hàng hóa thanh lý, loại bỏ khỏi kho do lỗi thời, hư hỏng nặng, hết hạn sử dụng.

2. Quy trình lập phiếu xuất kho chuẩn

Lập phiếu xuất kho cần đảm bảo tính chính xác và hiệu quả, cần tuân thủ theo quy định cụ thể của từng doanh nghiệp. Dưới đây là một số thông tin cơ bản cần có trong một mẫu phiếu xuất kho:

2.1 Thông tin cần thiết trên phiếu xuất kho

• Thông tin doanh nghiệp: Tên, địa chỉ, logo (nếu có).
• Mẫu số, seri phiếu xuất kho: Mỗi doanh nghiệp cần có hệ thống đánh số phiếu xuất kho riêng để theo dõi và quản lý.
• Ngày lập phiếu: Ghi rõ ngày tháng năm lập phiếu xuất kho.
• Phòng ban lập phiếu: Ghi rõ tên phòng ban lập phiếu (thường là bộ phận kho hoặc bộ phận quản lý kho).
• Người lập phiếu: Ghi rõ họ tên và chữ ký của người lập phiếu.
• Người nhận hàng: Ghi rõ họ tên và chữ ký của người nhận hàng.
• Mã kho xuất hàng: Ghi rõ mã kho xuất hàng để phân biệt với các kho khác.
• Mã kho nhập hàng (nếu có): Ghi rõ mã kho nhập hàng nếu hàng hóa được chuyển từ kho khác sang.
• Loại phiếu xuất kho: Ghi rõ loại phiếu xuất kho (bán hàng, nội bộ, trả hàng, thanh lý).
• Điều kiện thanh toán: Ghi rõ điều kiện thanh toán cho hàng hóa xuất kho (tiền mặt, chuyển khoản, séc…).
• Phương tiện vận chuyển: Ghi rõ phương tiện vận chuyển hàng hóa (xe tải, xe máy, tàu hỏa…).
• Nội dung xuất kho:
  • Tên hàng hóa: Ghi rõ tên đầy đủ của từng mặt hàng được xuất kho.
  • Đơn vị tính: Ghi rõ đơn vị tính của từng mặt hàng (kg, cây, hộp…).
  • Số lượng: Ghi rõ số lượng từng mặt hàng được xuất kho.
  • Đơn giá: Ghi rõ đơn giá từng mặt hàng (đơn vị tiền tệ).
  • Thành tiền: Ghi rõ thành tiền cho từng mặt hàng (tính bằng đơn giá x số lượng).
  • Tổng số tiền: Ghi rõ tổng số tiền thanh toán cho toàn bộ hàng hóa xuất kho.
• Ghi chú: Ghi chú thêm thông tin cần thiết khác (nếu có).
• Ký tên xác nhận: Ký tên xác nhận của thủ kho, người duyệt phiếu và người lãnh đạo doanh nghiệp.

2.2 Bố cục của phiếu xuất kho

Phiếu xuất kho nên được thiết kế khoa học, bố cục rõ ràng, dễ nhìn để thuận tiện cho việc theo dõi và quản lý. Một số lưu ý về bố cục phiếu xuất kho:

• Thông tin chính xác và đầy đủ: Đảm bảo tất cả thông tin trong phiếu xuất kho đều chính xác, đầy đủ và nhất quán với các hồ sơ liên quan.
• Chữ viết rõ ràng, dễ đọc: Viết chữ rõ ràng, dễ đọc để tránh sai sót trong quá trình xử lý và lưu trữ.
• Ký tên xác nhận: Yêu cầu người lập phiếu, người nhận hàng, thủ kho và các bộ phận liên quan ký tên xác nhận trên phiếu xuất kho.
• Lưu trữ cẩn thận: Lưu trữ phiếu xuất kho an toàn, có hệ thống để dễ dàng tra cứu khi cần thiết.

2.3 Lưu ý khi viết phiếu xuất kho

Cần kiểm tra kỹ thông tin hàng hóa trước khi lập phiếu xuất kho, đảm bảo thông tin chính xác và đầy đủ.

Phiếu xuất kho cần được lập 3 liên:

• Liên 1: Lưu giữ tại bộ phận kho.
• Liên 2: Gửi cho bộ phận kế toán.
• Liên 3: Gửi cho người nhận hàng.

Cần bảo quản phiếu xuất kho cẩn thận, tránh thất lạc.

2.4 Cách viết phiếu xuất kho chi tiết

Ví dụ mẫu phiếu xuất kho cơ bản cho một kho hàng như sau:

Hình ảnh ví dụ mẫu phiếu xuất kho

3. Nâng tầm quản lý kho hàng

Việc viết phiếu xuất kho có nhiều rủi ro có thể xảy ra, vì vậy để nâng cao hiệu quả và quản lý trong thời đại công nghệ số thì việc áp dụng các phần mềm thông minh trở nên hiệu quả hơn.

Sử dụng phần mềm quản lý kho hàng: với phần mềm quản lý tự động giúp tối ưu hóa các quy trình thủ công từ đó tiết kiệm thời gian và công sức lao động của nhân viên. Đồng thời giúp tổng hợp nhanh chóng các báo cáo chi tiết về tồn kho giúp doanh nghiệp quản lý kiểm soát hàng một cách hiệu quả.

Áp dụng quy trình quản lý kho: thực hiện các quy trình quản lý kho hàng khoa học, rõ ràng với các bước nhập xuất và kiểm kê…

Nâng cao nghiệp vụ: đào tạo nhân viên nâng cao nghiệp vụ quản lý kho với các kỹ năng chuyên môn cao sẽ giúp kho hàng hoạt động trở nên hiệu quả.

Phiếu xuất kho là gì? Cách viết phiếu xuất kho là một trong những chứng từ thiết yếu cần được thực hiện và viết một cách chi tiết hoàn chỉnh. Đó là giấy thông hành giúp các sản phẩm rời kho hợp lệ, và nó cũng là bước giúp doanh nghiệp quản lý kho hàng một cách hiệu quả.

→ Tham khảo: Quy trình quản lý kho hàng đúng chuẩn