Thẻ kho là gì? Phân loại và quản lý hiệu quả

Quản lý hàng hóa, kiểm soát hàng tồn kho… và vô số các hoạt động khác trong kho hàng liên quan tới thẻ kho. Vậy thẻ kho là gì? Cách lập thẻ kho và quản lý như thế nào hiệu quả? Cùng kệ chứa hàng Việt Thắng tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây nhé!

1. Thẻ kho là gì?

Thẻ kho, hay còn gọi là thẻ hàng hóa, là một loại tài liệu quan trọng trong quản lý kho hàng. Nó chứa đựng thông tin chi tiết về từng sản phẩm, bao gồm mã sản phẩm, tên sản phẩm, số lượng, đơn vị tính, giá cả, nhà cung cấp, hạn sử dụng, v.v.

Thẻ kho có thể được thiết kế dưới dạng giấy, thẻ nhựa hoặc điện tử, tùy thuộc vào quy mô và hệ thống quản lý kho của doanh nghiệp.

>> Xem thêm: 

• Sắp xếp kho theo tiêu chuẩn 5S
• Layout kho hàng là gì? Sơ đồ kho hàng chuyên nghiệp
• Hệ thống lưu kho tự động là gì? Có phải là kho tự động

2. Vai trò của thẻ kho

Thẻ hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý kho hàng hiệu quả. Nó giúp:

• Theo dõi hàng hóa: Cung cấp thông tin chi tiết về số lượng, vị trí và tình trạng hàng hóa trong kho.
• Kiểm soát tồn kho: Giúp doanh nghiệp kiểm soát lượng hàng tồn kho, tránh tình trạng thiếu hàng hoặc tồn kho quá mức.
• Tối ưu hóa không gian kho: Giúp sắp xếp hàng hóa một cách khoa học, tận dụng tối đa không gian kho.
• Nâng cao hiệu quả giao nhận: Giúp nhân viên kho dễ dàng tìm kiếm, kiểm tra và xuất nhập hàng hóa.
• Cải thiện quản lý tài chính: Giúp doanh nghiệp quản lý chi phí hàng tồn kho và tối ưu hóa dòng tiền.

3. Các loại thẻ kho phổ biến hiện nay

Tùy thuộc vào quy mô, loại hình kinh doanh và nhu cầu quản lý, các doanh nghiệp có thể lựa chọn các loại thẻ kho khác nhau. Dưới đây là một số loại thẻ kho phổ biến hiện nay:

3.1. Thẻ giấy

• Đặc điểm: Được in sẵn trên giấy, có các ô trống để ghi thông tin sản phẩm.
• Ưu điểm: Đơn giản, dễ sử dụng, chi phí thấp.
• Nhược điểm: Dễ bị hư hỏng, mất mát, khó tìm kiếm khi số lượng hàng hóa lớn, khó cập nhật và tích hợp với các hệ thống quản lý khác.
• Ứng dụng: Thích hợp cho các doanh nghiệp nhỏ, số lượng hàng hóa ít, không đòi hỏi độ chính xác cao.

3.2. Thẻ nhựa

• Đặc điểm: Được làm bằng nhựa, có độ bền cao, chống nước, chống ẩm.
• Ưu điểm: Bền hơn thẻ giấy, khó bị hư hỏng, có thể sử dụng lâu dài.
• Nhược điểm: Chi phí cao hơn thẻ giấy, khó thay đổi thông tin khi cần thiết.
• Ứng dụng: Thích hợp cho các doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng thẻ kho lâu dài, cần độ bền cao, như kho hóa chất, kho dược phẩm.

3.3. Thẻ kho điện tử

• Đặc điểm: Là loại thẻ sử dụng công nghệ RFID hoặc mã vạch để lưu trữ thông tin sản phẩm.
• Ưu điểm: Tốc độ xử lý nhanh, chính xác, khả năng tích hợp với các hệ thống quản lý kho khác cao, dễ dàng truy xuất thông tin.
• Nhược điểm: Cần đầu tư hệ thống đọc mã vạch hoặc thiết bị RFID, chi phí ban đầu cao.
• Ứng dụng: Thích hợp cho các doanh nghiệp lớn, cần quản lý số lượng hàng hóa lớn, yêu cầu độ chính xác cao, như kho hàng logistics, kho sản xuất.

3.4. Thẻ kho phần mềm

• Đặc điểm: Là loại thẻ được quản lý hoàn toàn trên phần mềm quản lý kho.
• Ưu điểm: Tính linh hoạt cao, có thể tùy chỉnh theo nhu cầu của doanh nghiệp, dễ dàng tích hợp với các hệ thống khác, khả năng phân tích dữ liệu tốt.
• Nhược điểm: Cần có kết nối internet ổn định, yêu cầu nhân viên có kỹ năng sử dụng phần mềm.

• Ứng dụng: Thích hợp cho các doanh nghiệp muốn quản lý kho hàng một cách chuyên nghiệp, tối ưu hóa quy trình và giảm thiểu lỗi sai.

3. Cách quản lý thẻ kho hiệu quả

Quản lý thẻ hàng hóa hiệu quả là một trong những yếu tố quan trọng để đảm bảo hoạt động của kho hàng diễn ra trơn tru và chính xác. Dưới đây là một số cách giúp bạn quản lý thẻ hiệu quả:

3.1. Thiết kế mẫu thẻ kho chuẩn

• Thông tin đầy đủ: Mẫu thẻ cần bao gồm đầy đủ thông tin về sản phẩm như: mã sản phẩm, tên sản phẩm, số lượng, đơn vị tính, giá cả, nhà cung cấp, hạn sử dụng, vị trí kho, ngày nhập/xuất kho, người thực hiện.
• Rõ ràng, dễ nhìn: Các thông tin trên thẻ kho cần được trình bày rõ ràng, dễ đọc, tránh nhầm lẫn.
• Đồng bộ: Mẫu thẻ cần được đồng bộ với hệ thống quản lý kho để đảm bảo tính nhất quán.

3.2. Sử dụng phần mềm quản lý kho

• Tự động hóa: Phần mềm giúp tự động hóa quá trình cập nhật thông tin trên thẻ kho, giảm thiểu lỗi sai và tiết kiệm thời gian.
• Báo cáo chi tiết: Phần mềm cung cấp các báo cáo chi tiết về tình hình tồn kho, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và phân tích dữ liệu.
• Tích hợp: Phần mềm có thể tích hợp với các hệ thống khác như kế toán, bán hàng để tạo ra một hệ thống quản lý thống nhất.

3.3. Kiểm tra và cập nhật thường xuyên

• Kiểm kê định kỳ: Thực hiện kiểm kê định kỳ để so sánh số lượng hàng hóa thực tế với số lượng trên thẻ.
• Cập nhật thông tin: Cập nhật thông tin trên thẻ kho mỗi khi có sự thay đổi về số lượng, vị trí hoặc thông tin sản phẩm.
• Xử lý hàng hư hỏng, quá hạn: Xử lý kịp thời các sản phẩm hư hỏng, quá hạn để tránh gây ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa còn lại.

3.4. Sắp xếp thẻ kho khoa học

• Theo mã sản phẩm: Sắp xếp thẻ kho theo mã sản phẩm giúp dễ dàng tìm kiếm và quản lý.
• Theo nhóm hàng: Sắp xếp thẻ kho theo nhóm hàng giúp phân loại và quản lý hàng hóa hiệu quả hơn.
• Theo vị trí kho: Sắp xếp thẻ kho theo vị trí kho giúp nhân viên dễ dàng xác định vị trí của hàng hóa.

3.5. Đào tạo nhân viên

• Hướng dẫn sử dụng: Đào tạo nhân viên cách sử dụng thẻ kho và phần mềm quản lý kho một cách chính xác.
• Nâng cao ý thức: Nâng cao ý thức của nhân viên về tầm quan trọng của việc quản lý thẻ kho.

4. Lưu ý khi lựa chọn loại thẻ kho

• Quy mô doanh nghiệp: Doanh nghiệp nhỏ có thể sử dụng thẻ kho giấy hoặc thẻ kho nhựa đơn giản, trong khi doanh nghiệp lớn cần sử dụng thẻ kho điện tử hoặc phần mềm để quản lý hiệu quả.
• Loại hình sản phẩm: Sản phẩm có giá trị cao, dễ hư hỏng hoặc cần kiểm soát chặt chẽ về nhiệt độ, độ ẩm nên sử dụng thẻ kho điện tử hoặc phần mềm.
• Yêu cầu về độ chính xác: Nếu yêu cầu độ chính xác cao, tốc độ xử lý nhanh thì nên sử dụng thẻ kho điện tử hoặc phần mềm.
• Ngân sách: Chi phí đầu tư cho mỗi loại thẻ kho là khác nhau, cần cân nhắc kỹ lưỡng trước khi lựa chọn.

Việc lựa chọn loại thẻ kho phù hợp là rất quan trọng để đảm bảo hiệu quả quản lý kho hàng. Doanh nghiệp nên cân nhắc kỹ lưỡng các yếu tố như quy mô, loại hình sản phẩm, yêu cầu về độ chính xác và ngân sách để đưa ra quyết định phù hợp nhất.